写材料是IT售前的主要工作之一，但绝大多数售前，都没有受过专业写材料训练，导致我们写出的材料，经常被客户或者上级批评写的不透彻、不突出、没高度，一篇材料总是要反复修改、脱层皮才能过关。因此，售前有必要学习一些通用材料的写作技巧，来提高材料写作的效率和质量。
材料写作的前提——明确目的和站位
明确材料写作目的
评价一篇材料写得好不好，除了是否有高度、有亮点以外，最重要的是考量这份材料是否围绕其目的，做了正确的表述，以及是否有助于达到目的。
而且评判材料质量的主体，并不是售前自己，而是我们的客户或上司，他们在给我们布置材料任务时，往往有其明确的目的，只有正确把握材料的目的要求，才能让材料本身达到其应有的效果，赢得客户或上司的好评。
不同的目的，往往会有截然不同的写作方法，素材选择也会大相径庭。只有准确把握了材料的目的，才算是掌握了正确的写法，也才能写出理想的材料。
常见材料的目的
展示技术和能力
例如方案交流材料，主要是体现公司具备的产品、方案、能力、案例等，目的是向客户展现我方的技术实力，让客户了解，公司能够为客户提供满意的产品和技术，具备可靠的服务能力。
展现成绩
例如总结汇报、经验交流等材料，其目的大都是展现过去一个时间段的工作成果，显现出公司或自己的业绩。
推进工作
这类材料强调对当前某项工作的分析和部署，既要准确指出问题背后的原因，又要提出解决问题的对策举措。这类材料需要我们有较强的分析能力，能够发现问题，知道这些问题应该由什么人、用什么办法、在什么时限内去解决好，考验我们在文字材料之外对具体工作的了解和把握。
通告情况
这类材料相对中立化，一般只需要满足两个方面的要求：一是将某件事情讲解到位；二是对通知对象的下一步行为提出要求。
确定材料目的的方法
多问
接到写材料任务的时候，一定要问客户或上司，这个材料是用来干什么的，要敢于开口。无论是材料的字数、还是截稿时间等。如果实在无法询问，也可以询问相关人，从侧面了解这份材料的用途以及相关信息，以助于我们了解真正的目的。
多看
在平时，要多看看同类材料：它们是为什么而生，去向了哪里，得到了什么结果。
多想
超然于对“完成材料”这件事本身，思考这些材料是否有更好的可能性。
明确材料写作站位
要明确我们的站位，即我们是代表何种身份去写。比如总结材料，是个人总结还是部门的总结，亦或者是帮助客户去写的个人、部门的总结，不同站位对材料的写作目的、方式、素材选择都有不同的要求。
材料本质上是站在某个立场上“说话”，我们既要保证自己“说出的话”能够达到预期的目的，同时也要保证这些“话”符合我们的角色定位。
同一件事情，从不同的角度出发，可以总结出不同的经验，发掘出不同的亮点，得出不同的结论。如何判断站位，以及如何从正确的站位角度出发撰写材料，决定了我们写出的文字材料是否能用。
怎样写出“高度”
客户或上司经常说我们的材料“高度不够”，要求我们对材料进行反复修改。很多售前对“高度”这个概念 “一头雾水”，搞不清楚客户或上司到底是对什么不满意，也不明白所谓的“高度”到底是指什么东西。这个问题经常折磨着售前，让我们无所适从，找不到改进的方向。
“高度”到底是什么
材料的“高度”没有严谨规范的概念解析，材料的高度从经验角度概括，可以凝练为一个简单而重要的问题：这份材料是否体现出了客户或上司的水平。
客户或上司通常只对一部分材料提出高度的要求，对有些材料却很少考虑这个问题。
比如，向领导做汇报用的讲话稿、大型会议上的发言稿、重要活动上的致辞等，客户或上司对这类稿件会反复强调“高度”的问题，不厌其烦地推敲琢磨。而另外一些材料，诸如心得体会、剖析整改等材料，客户或上司很少过问或者说很少关注“高度”方面的问题。
这背后的道理显而易见。前一类型的材料会用在比较重要的场合，我们的客户或上司无论是在领导面前展现能力水平，还是在下属面前树立个人形象，都有赖于这些材料的支撑。只有听众或者读者认为材料是“有水平”的，那么我们的客户或上司才会获得“有能力”的评价。与之相对应的后一类型材料，则没有那么重要的作用，其本身更加偏向于日常工作的处理，或者说，它们与客户或上司的个人形象或能力评价并没有那么强的关联性。
评价高度的指标
一个材料有没有高度，可以看是否具备以下几个要素。
大局观念
大局观是对某项工作在全局中的定位能够做出正确判断，善于把握和分析大局。在材料中，需要通过精准的分析定位，将材料中的工作任务与背后的宏观大局相结合，突出该项工作在全局中的定位和作用。
系统意识
系统意识是善于运用系统性眼光看待问题，能够驾驭庞大而严密的体系，整合各方面的资源力量，去解决实际问题。在材料中，是否有“高度”也体现在我们能否周到地谋划事务，充分考虑到各方面的身份和角色，并做出正确的安排和统筹。
归纳能力
归纳能力是统筹全局，对复杂问题做到提纲挈领，抓住重点，清晰地分析出前因后果。这种能力表现在材料中，就需要对客观事物有着较强的归纳总结能力，将零散的事务，整合成严密而精致的框架。
怎样提升写作的“高度”
要具备写作高度，就要具备领导思维、大局思维。要像上司一样，经常性地学习公司或客户上级部门的的重要论述和讲话精神，准确定位各项工作的意义。同时，还要掌握上级部门的重要战略导向，无论是地区层面的，还是系统层面的，只要是客户或上司经常提及的口号和说法，售前都要做到了然于胸，随时“旁征博引”，方能对各项工作做到应对自如。
同时要像领导一样，用系统的眼光分析和处理问题、将繁杂凌乱的内容做好梳理归纳。
怎样写出“亮点”
售前在给客户或上司写材料的时候，经常遇到这样的问题：明明该说的都说了，为什么还是不够、不透彻、不突出呢？
这是因为亮点不够明显。客户或上司期望我们的材料里体现出亮点来，但我们的材料却“按部就班”“平淡无奇”。他们在审阅材料的时候，主要是抓重点，只看自己所关注的重点在文中有没有提及。一旦这些内容没有得到充分展示，他们便会认为材料没有达到期望值。
亮点，是一篇材料的“点睛”之笔，是提高材料质量的关键，更是提升客户或上司满意度的“捷径”。发现亮点、布置亮点、展示亮点，是一名售前从新手到进阶的重要一步。
客户或上司所关注的重点，便是我们要发掘的亮点。在某些场合下，一两处亮点就可以支撑起整篇材料的价值，而没有亮点或者说亮点不够突出的材料，很可能会失去其自身存在的意义。
哪些材料需要亮点
同质竞争的材料
如根据客户要求，我们面临和友商竞争的材料。我们需要以“被选中”为目标去撰写信息，要在众多竞争者之中脱颖而出。
展现成绩的材料
某项工作我们完成情况较好，得到了客户或上司的肯定和表扬。这类材料一般都有实实在在的成绩，有真真切切的举措，亮点提炼也相对直接。
哪些元素可以作为亮点
数据指标
某项工作取得了什么样的成果，大都可以通过一系列数据指标反映出来。如果我们认为某项工作的成果十分理想，那么能够体现这个理想结果的数据指标本身便是亮点，可以在文稿里凸显出来。
举措方法
在数据指标结果表现优异的情况下，我们为了达到这个结果所采取的举措方法，便成为这些数据指标背后的最佳注解，充分说明了“为什么我们能做得这么好”。
如果数据指标结果并不太亮眼，我们也可以重点表述举措方法，说明“虽然结果暂时一般，但我们也很努力，做了很多有意义的事情”。
谋划思考
如果某些工作刚刚起步，举措方法尚未完全成形，数据指标结果也没法呈现，那么所谓的亮点便需要从更前面的环节中寻找。在前期工作启动之前或者刚启动之时，我们是如何谋划下一步举措的，如何思考工作路径的，都可能会蕴含着一些有价值的亮点。
领导观点
领导提出并关注的重要观点，是材料中天然的亮点，也是写材料时要不吝笔墨的部分。特别是客户或上司认为比较鲜明突出的、比较有特色的、比较“自鸣得意”的，我们不论其客观上是否具备成为亮点的条件，都要作为亮点写到材料里。
亮点的特质
与众不同的创新内容
我们日常写的材料，实际上是一种在确定主题下的“命题作文”。写多了，材料内容便很容易大同小异，或者照本宣科。特别是有很多同主题、同内容、同类型的材料同时呈现在眼前时，便会发现千篇一律。
因此，我们的亮点便在于是否具备与众不同的元素，从平庸之中脱颖而出。比如有创新意义的经验方法、观点想法、意见建议等。
迎合期盼的思想主题
材料的亮点必须是他人关心关注的领域或者话题，它不仅仅能够匹配材料本身的目的，而且还可以“戳中痛点”，解答他人困惑已久的问题。
这个他人，就是看材料或者听汇报的人。他们面对材料的时候，内心总是带着一些问题，希望从我们的材料中得到解答或者启发。有没有一些特色做法去解决这些问题。比如，客户或上司听我们的工作汇报，可能想知道我们作为一线部门对某项具体工作有什么看法，有什么独特建议。
亮点就应当是能够响应他们的期待，对准他们获取信息的胃口。如果达不到这层要求，那么这些“亮点”也只能“孤芳自赏”。
精致工整的文字表达
文字是主题和内容的载体，如果有了好的亮点内容，但却没有与其相匹配的文字载体予以支撑，那么亮点便也会“蒙尘”。有了良好的文字载体，亮点的主题和内容便也得到了升华，具备了更强的表现力。
在某些情况下，文字表达本身也有可能会成为亮点。特别是在一些实在没有成果可谈的报告材料中，可能我们所谋划的思路比较平淡，最后所取得的数据指标也乏善可陈，但如果客户或上司仍然要求我们提炼出亮点，那么便说明需要靠我们的文字来“逆转”形势了。
怎么呈现“亮点”
我们精心选择的亮点内容，在材料里不能“藏得太深”，不然会适得其反。亮点应当是容易被人发现和理解的。
高大上的修辞法
这种方法是将现有经验举措套上一些“高大上”的称号和名头，对亮点内容进行包装，突出亮点的“吸睛”能力。
可以尝试运用更多的修辞手法来“包装”亮点。比如：
启动某项工作，可以说：实施某某战略。
解决某个问题，可以说：突破某某瓶颈。
提出某个观点，可以说：谋划某某路径。
这些所谓的战略、瓶颈、路径，都是一些常见的“高大上”名词，是亮点最好的“包装材料”，只有在日常工作中注意积累，敲键盘的时候才能信手拈来，做到胸有成竹。
化零为整的归纳法
将零散的“小”亮点加以归纳整合，使其可以成为“大”亮点。这种手法可运用于单项亮点预期效果不足的情形下，通过将工作梳理整合，使其在整体上成为一个亮点，从而取得较好的效果。
问题引导的切入法
通常是在材料开头，提出客户面临的痛点、问题，这些问题足够痛，就会抓住客户去关注后面的工作举措。
培养对亮点的敏感性
知己知彼，方得亮点
不要只顾自己埋头苦干，也需要抬头看看同事是怎么做的，特别是要知道我们的竞争对手干了些什么、打算汇报什么、准备说些什么。
一方面，我们觉得一些很平常的工作，可能是其他对手所没有想到，或者没有做到的事情。但实际上，可能我们所做的事情，相比其他竞争对手而言是实实在在的特色亮点。
观察入微，方见亮点
在谋划材料内容之前，我们要多多关注客户或上司的思路和观点，注意他们平时有没有特别热衷的话题，掌握他们对这件事情有什么特别关注的地方，并且在材料中予以充分体现。我们要听其言、观其行，才能掌握上级的观念和想法。
精雕细琢，方有亮点
亮点需要借助工整精致的文字予以表达。我们在保证材料整体语言表达严谨的同时，还应当合理布置穿插好亮点内容，使材料在具备较强逻辑性的同时，呈现出工整精巧的结构。
写材料是个综合素质要求很高的技能，写好材料，需要不断的积累和磨砺，对于IT售前来说，这也是一种修行。
敬请请期待下篇：[技能干货]售前要掌握的通用材料写作技巧（下）——售前写材料的修行。
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本文撰写过程参考了：[王振]所著《材料写作实战秘籍：笔杆子谈写材料》 ，清华大学出版社。
